Lopettaneen työntekijän poistaminen

Kun työntekijän työsuhde loppuu, hänen kulku- ja tunnistautumisoikeutensa pitää poistaa. Usein tapahtuma- ja työaikahistoria halutaan kuitenkin säilyttää. Esimerkiksi työaikakirjanpito on säilytettävä tietyn aikaa työsuhteen päätyttyä. Siksi henkilön tietoja ei yleensä kannata heti poistaa pysyvästi.

Palvelun laskutus perustuu aktiivisiin käyttäjiin. Aktiivinen henkilö on henkilö, joka pystyy käyttämään järjestelmää joko kirjautumalla palveluun tai tunnistautumalla työaikapäätteellä tai ovella. Historiatietoja voi huoleti säilyttää järjestelmässä ilman vaikutusta palvelun hintaan.

Deltabit Gatekeeperissä on seuraavat tavat rajata käyttäjän oikeuksia ja rajoittaa hänen näkymistään järjestelmässä. Kaikkia toimenpiteitä ei tarvitse tehdä, jos ei tarvitse.

Poista henkilön tunnistautumis- ja käyttöoikeudet

Oikeus tunnistautua työaikapäätteellä, ovella tai selaimessa poistetaan Henkilöt-osiossa seuraavasti:

  1. Valitse henkilö.
  2. Poista henkilöltä kaikki valinnat Henkilöt-näkymän kohdasta Sallitut tunnistusryhmät.

Tämän jälkeen henkilö ei pääse enää tunnistautumaan millään työaikapäätteellä tai ovella eikä pysty kirjautumaan etäkirjaukseen. Häntä ei myös lasketa enää laskutettavaksi käyttäjäksi.

Jos henkilö palaa myöhemmin yritykseesi, saat palautettua hänen oikeutensa sallimalla tunnistusryhmät uudelleen.

Jos henkilöllä on ollut hallintaoikeuksia myös ne pitää poistaa. Se käy helpoiten poistamalla häneltä oikeudet kaikkiin käyttäjäryhmiin poistamalla kaikki valinnat kohdassa Hallintaoikeudet - Käyttäjäryhmät

Piilota henkilö työajanseurannasta

Vaikka henkilöllä ei olisi enää työajan leimausmahdollisuutta, hänen tietonsa säilyvät järjestelmässä ja niitä voi tarkastella työaikaraporteilla.

Henkilön saa poistettua työaikaraportoinnista poistamalla häneltä työaikaryhmän. Siihen on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Klikkaa Henkilöt-näkymässä kolmen pisteen kuvaketta henkilön työaikaryhmän vieressä ja lisää aukeavassa näkymässä Työaikaryhmälle viimeinen voimassaolopäivä. Tällöin työaikaa ei enää lasketa viimeisen voimassaolopäivän jälkeen eikä henkilöä enää näy työaikaraportin valinnoissa, jos koko työaikaraportin hakujakso on voimassaolopäivän jälkeen. Voimassaolopäivää edeltävältä ajalta voi edelleen hakea raportteja.
  2. Vaihda henkilön työaikaryhmä tyhjäksi suoraan työaikaryhmän alasvetovalikosta. Tällöin henkilö poistuu työaikalaskennasta välittömästi kokonaan. Laskennan saa takaisin päälle valitsemalla henkilölle uudestaan oikean työaikaryhmän.

Piilota poistunut henkilö hallinnoijilta

Jos haluat pitää poistuneet työntekijät saatavilla mutta poissa näkyvistä, poistuneille työntekijöille voidaan tehdä oma käyttäjäryhmänsä. Tämän käyttäjäryhmän oikeudet annetaan vain pääkäyttäjälle. Tällöin muut henkilöitä käsittelevät henkilöt eivät enää näe poistuneita työntekijöitä, mutta tiedot ovat kuitenkin tarvittaessa saatavilla.

Piilottaminen tehdään seuraavasti

  1. Pyydä Deltabitiä luomaan tätä varten uusi käyttäjäryhmä Poistuneet.
  2. Anna oikeudet käyttäjäryhmään vain pääkäyttäjälle ja muille tarvittaville henkilöille.
  3. Valitse Henkilöt-näkymässä henkilön Omaksi käyttäjäryhmäksi Poistuneet.

Jossain tilanteissa voidaan käyttäjät piilottaa kokonaan valitsemalla käyttäjäryhmäksi tyhjä rivi. Tällöinkään työntekijän tietoja ei ole poistettu, vaan ne saa näkymään Deltabitin asiakastuen toimesta.

Poista henkilö pysyvästi

Jos olet varma, että henkilön tietoja ei tarvita enää koskaan, henkilön voi poistaa pysyvästi. Kun henkilön poistaa pysyvästi, hänen tietonsa poistuvat kokonaan, eikä niitä saa palautettua. Tee poisto siis harkiten.

Henkilö poistetaan seuraavasti:

  1. Valitse henkilö.
  2. Paina Poista henkilö -nappia.
  3. Vahvista poistaminen kirjoittamalla vahvistusikkunaan sana POISTA isoilla kirjaimilla.

Aiheeseen liittyvät artikkelit