Henkilöt

Henkilöt-näkymässä hallitset työntekijöiden tietoja. Näitä ovat mm. tunnistautumistiedot, käytettävä työajanlaskentamalli, alkusaldot, hallintaoikeudet ja henkilön omat käyttöoikeudet.

Henkilön lisääminen, poistaminen ja arkistointi

Lisää henkilö

Henkilön lisääminen alkaa painamalla plus (+) -nappia. Syötä sen jälkeen tarvittavat tiedot.

Pakollisia tietoja ovat henkilönumero, etu- tai sukunimi ja oma käyttäjäryhmä, jotta henkilön tietoja voi tallennuksen jälkeenkin käsitellä.

Poista henkilö

Aktiivista henkilöä ei voi poistaa, vaan hänet pitää ensin arkistoida. Voit arkistoida henkilön painamalla Arkistoi henkilö -linkkiä

Siirry tämän jälkeen arkistoituihin henkilöihin klikkaamalla henkilölistan yläpuolella olevaa Suodata näkymää -linkkiä ja valitse Arkistoidut.

Voit tämän jälkeen poistaa henkilön painamalla miinus (-) -nappia, joka on nyt näkyvissä.

HUOM! Kun henkilö poistetaan, kaikki hänen tietonsa ja koko tapahtumahistoria poistuvat pysyvästi, eikä niitä voi palauttaa.

Arkistoi henkilö

Arkistoi henkilö painamalla Arkistoi henkilö -linkkiä. Tällöin hänen oikeutensa tunnistautua järjestelmään poistuvat, eikä häntä enää näy missään muualla järjestelmässä kuin Henkilöt-sivun arkistoiduissa henkilöissä.

Arkistoidun henkilön palauttaminen aktiiviseksi

Näet arkistoidut henkilöt klikkaamalla henkilölistan yläpuolella olevaa Suodata näkymää -linkkiä ja valitsemalla Arkistoidut.

Valitse sen jälkeen arkistoitu henkilö ja paina Palauta aktiiviseksi -nappia.

Henkilöt

Vasemman laidan Henkilöt-listasta valitaan tarkasteltava henkilö. Näkymää voi rajata suodattimella tai haulla.

Suodattimet

Voit rajata henkilölistaa  käyttäjäryhmittäin ja/tai työaikaryhmittäin.

Voit hakea tietyn henkilön tiedot näkymään joko nimen, henkilönumeron tai RFID-tagin mukaan. RFID-tagin haulla saat kätevästi selvillä, kenelle tietty tagi kuuluu.

Lisäksi voit valita, näytetäänkö listalla aktiiviset vai arkistoidut henkilöt.

Raportit

Henkilölistan alapuolella on valintalaatikko raporteille.

Henkilölista -valinnalla saat tallennettua tai tulostettua henkilöiden perustiedot. Tallennus onnistuu pdf-, Excel- ja csv-muodoissa.

Tunnistuspisteiden oikeudet henkilöittäin -valinnalla näet tiedot laitteittain siitä, kenellä on oikeus tunnistautua kyseisellä työaikapäätteellä tai ovella.

Henkilötiedot

Vasemman laidan Henkilöt-listasta valitaan tarkasteltava henkilö. Näkymää voi rajata suodattimella tai haulla.

Henkilönumero

Järjestelmä luo jokaiselle henkilölle automaattisesti henkilönumeron. Voit  kuitenkin muuttaa sen haluamaksesi kirjoittamalla kenttään uuden henkilönumeron.

Jos siirrät työaikatietoja ulkoiseen palkanlaskentajärjestelmään, tunnisteena on usein henkilönumero. Siinä tapauksessa henkilönumeron tulee olla sama kuin palkanlaskentajärjestelmässä.

Sukunimi ja Etunimi

Henkilön nimi.

Lisätiedot

Vapaasti lisättäviä lisätietoja. Lisätiedot voidaan tarvittaessa sisällyttää tiedonsiirtoon.

Tunnistustavat

Henkilöllä voi olla käytössä useita tunnistustapoja. Sormenjälkeä, tunnistuskoodia ja RFID-tunnistetta käytetään työaikapäätteillä ja kulunvalvontalukijoilla, käyttäjätunnusta ja salasanaa kirjauduttaessa ohjelmaan puhelimella tai tietokoneella.

Muokkaa sormenjälkiä

Henkilön sormenjäljet tallennetaan tietokoneeseen liitettävällä sormenjälkien rekisteröintilukijalla. Muokkaa sormenjälkiä -napista aukeaa sormenjälkien tallennusikkuna, jossa tallennus tapahtuu.

Sormenjälkien tallennus on mahdollista vain Windows-tietokoneella. Muussa tapauksessa voit tallentaa sormenjäljet työaikapäätteellä.

Tunnistuskoodi

Voit kirjoittaa tunnistuskoodin joko suoraan kenttään tai antaa järjestelmän luoda koodin painamalla Satunnaiskoodi-nappia.

Tunnistuskoodin pituus on järjestelmäkohtainen. Voit muokata tunnistuskoodin valitsemalla Asetukset – Järjestelmäasetukset – Tunnistuskoodin pituus. Tämä vaatii, että sinulla on oikeus järjestelmäasetuksiin.

RFID-tunniste

Jos käytössäsi on avaimenperätunnisteet, lätkä liitetään henkilölle tässä. Klikkaa kursori kenttään ja laita lätkä tietokoneeseen liitettävän RFID-rekisteröintilukijan päälle.

Jos järjestelmässä on eri laitesukupolvien laitteita, RFID-tunnistekenttiä on kaksi. Valitse tallennettavan tunnisteen tyypin mukaan oikea tallennuskenttä.

Käyttäjätunnus

Selaimeen kirjautuessa käytettävä tunnus.

Käyttäjätunnus voi olla joko henkilön sähköpostiosoite tai tunnus, joka ei ole sähkopostiosoite. Käyttäjätunnusta käytetään kirjauduttaessa ohjelmaan selaimella tai puhelimella.

Salasana

Jos käyttäjätunnus ei ole sähköpostiosoite, luo henkilön ensimmäinen salasana tässä. Hän voi vaihtaa salasanansa selaimessa kirjautumisen jälkeen päävalikon valinnasta Vaihda salasana.

Jos käyttäjätunnus on sähköpostiosoite, salasanakenttää ei näy, vaan painamalla Lähetä linkki salasanan luontiin -nappia henkilölle lähetetään sähköpostiviesti, jonka kautta hän voi itse luoda salasanansa.

Kun lähetät henkilölle linkin salasanan luontiin, mahdollinen olemassa oleva salasana lakkaa toimimasta välittömästi ja henkilö pääsee kirjautumaan järjestelmään vasta, kun salasana on vaihdettu.

2-vaiheinen tunnistus

Näyttää, onko henkilöllä 2-vaiheinen tunnistus käytössä. Voit poistaa 2-vaiheisen tunnistuksen käytöstä Poista käytöstä -napilla.

Hallinnoija ei voi laittaa 2-vaiheista tunnistusta päälle yksittäiselle henkilölle. Henkilö voi ottaa sen itse käyttöön kohdassa Asetukset – Kirjautumisasetukset – 2-vaiheinen tunnistautuminen.

Pääkäyttäjä voi laittaa 2-vaiheisen tunnistatutumisen pakolliseksi kaikille käyttäjille kohdassa Asetukset – Järjestelmäasetukset – Vaadi kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikilta käyttäjiltä.

Selainkirjautuminen

Internet-selaimella järjestelmään kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi, että Selainkirjautuminen on sallittu.

Sallitut laitteet

Sallitut tunnistusryhmät -kohdassa henkilölle annetaan oikeudet tehdä työaikaleimauksia, kulkea ovista tai kirjautua järjestelmään.

Salli tunnistautuminen valitsemalla halutut vaihtoehdot. Vaihtoehdot ovat asiakaskohtaisia.

Henkilöt, joilla on jokin tunnistautumistapa valittuna, lasketaan mukaan laskutettaviin henkilöihin.

Aikarajoitukset

Jos haluat poikkeuksellisesti rajoittaa henkilön tunnistautumisoikeuden alkua tai loppua, tässä voit asettaa sille aikarajat.

Aikarajoituksia käytetään yleensä vain kulunvalvonnassa, kun halutaan esimerkiksi sallia henkilön kulku ovista väliaikaisesti tietyllä aikavälillä tai ajastaa henkilön kulkuoikeudet päättymään työsuhteen päättymispäivänä.

Muut asetukset

Oma käyttäjäryhmä

Kertoo, mihin ryhmään henkilö kuuluu kuuluu hallinnollisesti, eli kuka pääsee käsittelemään henkilön tietoja. Tämä valinta ei vaikuta työajanlaskennan asetuksiin.

Pakollinen tieto.

Osasto

Vapaasti kirjoitettava tieto, jota voit käyttää hakujen rajaamiseen.

Työaikaryhmä

Määrittää käytettävät työaikalaskennan säännöt. Käytetään myös henkilölle näytettävien kirjausnappien valinnassa ja tiedonsiirron määrityksissä.

Kolmen pisteen napista avautuvasta valintaikkunassa voit lisätä henkilölle uuden työaikaryhmän ja määrittää vanhalle työaikaryhmälle päättymispäivän. Tällöin työaikaryhmä ja sen mukana työajan laskenta vaihtuu toiseen haluttuna päivänä.

Kohdiste

Työaikatietojen kohdistus esim. kustannuspaikalle. Kolmen pisteen napista voit lisätä henkilölle uuden kohdisteen ja määrittää kohdisteen vaihtumiselle vaihtumispäivän.

Saldoasetukset

Järjestelmässä voi seurata saldoa erilaisille palkkalajeille. Jotta saldoa voidaan seurata, sille pitää määrittää saldoasetuksissa laskennan aloituspäivä ja alkusaldo.

Voit muuttaa saldoa +-napista.

Jos valitset tapahtuman tyypiksi Aseta saldo, saat asetettua uuden aloitussaldon ja sen uuden aloituspäivän

Tapahtuman tyypillä Muuta saldoa saat määritettyä, paljonko saldoa muutetaan tiettynä päivänä.

Näin vanhoja saldoja voi tarkistella raportilla edellisen oletussaldon mukaan muutospäivään saakka.

Jos samalla palkkalajilla on useita saldon aloituspäiviä, oletuksena näytetään vain viimeisin. Näytä kaikki -valinta näyttää myös aikaisemmat aloitussaldot.

Oma osaaminen

Henkilölle voi määrittää erilaisia osaamisia ja tarvittaessa niille myös alkamis- ja päättymisajat.

Osaamisia voi myös käyttää työvuorosuunnittelussa vuorojen osaamistarpeen varmistamiseksi.

Työvuorosuunnittelu

Jos käytössänne on työvuorosuunnittelu, tässä osiossa määritetään henkilön perustiedot. Jos työvuorosuunnittelu ei ole käytössä, näitä määrityksiä ei näy.

Vuororyhmä

Työvuorosuunnittelussa henkilöitä voi siirtää myös ryhmänä vuoroihin. Vuororyhmä määrittää, mihin tällaiseen ryhmään henkilö kuuluu.

Vuoron oletustehtävä

Henkilön osaamisista voi valita oletusosaamisen, johon henkilö merkitään, kun hänet lisätään vuoroon, jos osaaminen on määritetty työvuoron asetuksiin tarvittavana osaamisena.

Hallintaoikeudet

Henkilön hallintaoikeudet määritellään kahden kysymyksen perusteella: kenen tietoja ja mitä tietoja henkilö saa käsitellä. Jotta henkilö pääsee käsittelemään muiden tietoja, molemmat ovat pakollisia.

Hallintaoikeudet osassa määritetään nämä oikeudet, eli minkä käyttäjäryhmän/ryhmien tietoihin henkilöllä on pääsy ja mitä hän saa tehdä.

Omien tietojen oikeuksien määrittelyyn riittää pelkkien käyttöoikeuksien määrittely.

Tarkemmat ohjeet hallintaoikeuksien määrittelyyn löytyvät täältä: Käyttöoikeuksien hallinta

Käyttäjäryhmät

Minkä ryhmien tietoihin henkilöllä on pääsy.

Tunnistautumisoikeudet

Mille tunnistusryhmille henkilö voi antaa tunnistautumisoikeuksia.

Vuorosuunnitteluryhmät

Vuorosuunnitteluryhmällä määritellään, mitkä vuorot näkyvät suunnittelijan näkymässä. Tässä valitaan, mitkä ryhmät henkilölle näkyvät. Valinta näkyy vain, jos yrityksellänne on työvuorosuunnittelu käytössä.

Käyttöoikeudet

Yksityiskohtaiset valinnat siitä, mitä henkilö saa tehdä. Muista valita myös käyttäjäryhmät, joiden tietoja henkilö saa käsitellä. Käyttäjäryhmiä ei tarvita, jos henkilöllä on oikeudet vain omiin tietoihinsa.