Henkilöt
Henkilöt-sivulla hallitset työntekijöiden tietoja. Näitä ovat mm. tunnistautumistiedot, alkusaldot, henkilön omat käyttöoikeudet ja hallintaoikeudet.
Henkilön lisääminen
Lisää uusi henkilö klikkaamalla yläreunan +-nappia. Syötä sen jälkeen tarvittavat tiedot.
Pakollisia tietoja ovat
- henkilönumero
- etu- tai sukunimi ja
- oma käyttäjäryhmä.
Paina lopuksi Tallenna.
Henkilöt
Vasemman laidan Henkilöt-listasta valitaan tarkasteltava henkilö. Näkymää voi rajata suodattimella tai haulla.
Suodata näkymää
Voit rajata henkilölistaa käyttäjäryhmittäin ja/tai työaikaryhmittäin.
Voit hakea tietyn henkilön tiedot näkymään joko nimen, henkilönumeron tai RFID-tagin mukaan. RFID-tagin haulla saat kätevästi selvillä, kenelle tietty tagi kuuluu.
Lisäksi voit valita, näytetäänkö listalla aktiiviset vai arkistoidut henkilöt.
Raportit
Henkilölistan alla olevasta Raportit-valikosta voit katsella, tallentaa tai tulostaa seuraavat:
- Henkilölista-raportti: henkilöiden perustiedot.
- Laiteoikeudet-raportti: tunnistautumisoikeudet henkilöittäin, laitteittain tai tunnistusryhmittäin listattuna.
- Hallinta- ja käyttöoikeudet -raportti: kooste henkilöiden hallinta- ja käyttöoikeuksista.
Raportin voi tallentaa pdf-, Excel- tai csv-tiedostona.
Poistu raportilta painamalla Sulje esikatselu -nappia.
Henkilötiedot
Vasemman laidan Henkilöt-listasta valitaan tarkasteltava henkilö. Näkymää voi rajata suodattimella tai haulla.
Henkilönumero
Järjestelmä luo jokaiselle henkilölle automaattisesti henkilönumeron. Voit kuitenkin muuttaa sen haluamaksesi kirjoittamalla kenttään uuden henkilönumeron.
Jos siirrät työaikatietoja ulkoiseen palkanlaskentajärjestelmään, tunnisteena toimii usein henkilönumero. Siinä tapauksessa henkilönumeron tulee olla sama kuin palkanlaskentajärjestelmässä.
Sukunimi ja Etunimi
Henkilön nimi.
Lisätiedot
Vapaasti lisättäviä lisätietoja. Lisätiedot voidaan tarvittaessa sisällyttää tiedonsiirtoon.
Tunnistustavat
Henkilöllä voi olla käytössä useita tunnistustapoja. Sormenjälkeä, tunnistuskoodia ja RFID-tunnistetta käytetään työaikapäätteillä ja kulunvalvontalukijoilla. Käyttäjätunnusta ja salasanaa käytetään kirjauduttaessa ohjelmaan puhelimella tai tietokoneella.
Muokkaa sormenjälkiä
Henkilön sormenjäljet tallennetaan tietokoneeseen liitettävällä sormenjälkien rekisteröintilukijalla. Muokkaa sormenjälkiä -napista aukeaa sormenjälkien tallennusikkuna, jossa tallennus tapahtuu.
Sormenjälkien tallennus on mahdollista vain Windows-tietokoneella. Muussa tapauksessa voit tallentaa sormenjäljet työaikapäätteellä.
Tunnistuskoodi
Voit kirjoittaa tunnistuskoodin joko suoraan kenttään tai antaa järjestelmän luoda koodin painamalla Satunnaiskoodi-nappia.
Tunnistuskoodin vähimmäispituus on järjestelmäkohtainen. Jos sinulla on oikeus järjestelmäasetuksiin, voit asettaa vähimmäispituuden Järjestelmäasetuksissa:
- Valitse päävalikossa Asetukset
- Valitse välilehti Järjestelmäasetukset
- Otsikon Henkilö- ja turvallisuusasetukset alla kohdassa Tunnistuskoodin pituus voit määrittää tunnistuskoodin vähimmäispituuden.
RFID-tunniste
Jos käytössäsi on avaimenperätunnisteet, tagi liitetään henkilölle tässä. Klikkaa kursori kenttään ja laita lätkä tietokoneeseen liitettävän RFID-rekisteröintilukijan päälle.
Jos järjestelmässä on eri laitesukupolvien laitteita, RFID-tunnistekenttiä on kaksi. Valitse tallennettavan tunnisteen tyypin mukaan oikea tallennuskenttä.
Käyttäjätunnus
Selaimeen kirjautuessa käytettävä tunnus.
Käyttäjätunnus voi olla joko henkilön sähköpostiosoite tai tunnus, joka ei ole sähköpostiosoite. Käyttäjätunnusta käytetään kirjauduttaessa ohjelmaan selaimella tai puhelimella.
Salasana
Jos käyttäjätunnus ei ole sähköpostiosoite, luo henkilön ensimmäinen salasana tässä. Henkilön on vaihdettava salasanansa ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä.
Jos käyttäjätunnus on sähköpostiosoite, salasanakenttää ei näy, vaan painamalla Lähetä linkki salasanan luontiin -nappia henkilölle lähetetään sähköpostiviesti, jonka kautta hän voi itse luoda salasanansa.
Kun lähetät henkilölle linkin salasanan luontiin, mahdollinen olemassa oleva salasana lakkaa toimimasta välittömästi ja henkilö pääsee kirjautumaan järjestelmään vasta, kun salasana on vaihdettu.
2-vaiheinen tunnistus
Näyttää, onko henkilöllä 2-vaiheinen tunnistus käytössä. Voit poistaa 2-vaiheisen tunnistuksen käytöstä Poista käytöstä -napilla.
Hallinnoija ei voi laittaa 2-vaiheista tunnistusta päälle yksittäiselle henkilölle. Henkilö voi ottaa sen itse käyttöön kohdassa Asetukset – Kirjautumisasetukset – 2-vaiheinen tunnistautuminen.
Pääkäyttäjä voi laittaa 2-vaiheisen tunnistautumisen pakolliseksi kaikille käyttäjille kohdassa Asetukset – Järjestelmäasetukset – Vaadi kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikilta käyttäjiltä.
Selainkirjautuminen
Internet-selaimella järjestelmään kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi, että Selainkirjautuminen on sallittu.
Sallitut laitteet
Sallitut laitteet -kohdassa henkilölle annetaan oikeudet tehdä työaikaleimauksia, kulkea ovista tai kirjautua järjestelmään.
Salli tunnistautuminen valitsemalla halutut vaihtoehdot. Vaihtoehdot ovat asiakaskohtaisia.
Aikarajoitukset
Jos haluat poikkeuksellisesti rajoittaa henkilön tunnistautumisoikeuden alkua tai loppua, tässä voit asettaa sille aikarajat.
Aikarajoituksia käytetään yleensä vain kulunvalvonnassa, kun halutaan esimerkiksi sallia henkilön kulku ovista väliaikaisesti tietyllä aikavälillä tai ajastaa henkilön kulkuoikeudet päättymään työsuhteen päättymispäivänä.
Muut asetukset
Oma käyttäjäryhmä
Kertoo, mihin ryhmään henkilö kuuluu kuuluu hallinnollisesti, eli kuka pääsee käsittelemään henkilön tietoja. Tämä valinta ei vaikuta työajanlaskennan asetuksiin.
Pakollinen tieto.
Osasto
Vapaasti kirjoitettava tieto, jota voit käyttää hakujen rajaamiseen.
Työaikaryhmä
Määrittää käytettävät työaikalaskennan säännöt. Käytetään myös henkilölle näytettävien kirjausnappien valinnassa ja tiedonsiirron määrityksissä.
Kolmen pisteen napista avautuvasta valintaikkunassa voit lisätä henkilölle uuden työaikaryhmän ja määrittää vanhalle työaikaryhmälle päättymispäivän. Tällöin työaikaryhmä ja sen mukana työajan laskenta vaihtuu toiseen haluttuna päivänä. Lue lisää ohjeesta Työaikaryhmän vaihtaminen.
Kohdiste
Työaikatietojen kohdistus esim. kustannuspaikalle. Kolmen pisteen napista voit lisätä henkilölle uuden kohdisteen ja määrittää vanhan kohdisteen päättymispäivän.
Saldoasetukset
Järjestelmässä voi seurata saldoa erilaisille palkkalajeille. Jotta saldoa voidaan seurata, sille pitää määrittää saldoasetuksissa laskennan aloituspäivä ja alkusaldo.
Voit muuttaa saldoa +-napista.
Jos valitset tapahtuman tyypiksi Aseta saldo, voit asettaa uuden aloitussaldon Arvo-kenttään ja sille uuden aloituspäivän.
Tapahtuman tyypillä Muuta saldoa voit määrittää Arvo-kenttään, paljonko saldoa muutetaan tiettynä päivänä.
Näin vanhoja saldoja voi tarkistella raportilla edellisen oletussaldon mukaan muutospäivään saakka.
Jos samalla palkkalajilla on useita saldon aloituspäiviä, oletuksena näytetään vain viimeisin. Näytä kaikki -valinta näyttää myös aikaisemmat aloitussaldot.
Oma osaaminen
Henkilölle voi määrittää erilaisia osaamisia ja tarvittaessa niille alkamis- ja päättymisajat.
Osaamisia voi käyttää työvuorosuunnittelussa vuorojen osaamistarpeen varmistamiseksi.
Työvuorosuunnittelu
Jos käytössänne on työvuorosuunnittelu, tässä osiossa määritetään henkilön perustiedot. Jos työvuorosuunnittelu ei ole käytössä, näitä määrityksiä ei näy.
Vuororyhmä
Työvuorosuunnittelussa henkilöitä voi siirtää myös ryhmänä vuoroihin. Vuororyhmä määrittää, mihin tällaiseen ryhmään henkilö kuuluu.
Vuoron oletustehtävä
Henkilön osaamisista voi valita oletusosaamisen, johon henkilö merkitään, kun hänet lisätään vuoroon, jos osaaminen on määritetty työvuoron asetuksiin tarvittavana osaamisena.
Hallintaoikeudet
Henkilön hallintaoikeudet määritellään kahden kysymyksen perusteella: kenen tietoja ja mitä tietoja henkilö saa käsitellä. Jotta henkilö pääsee käsittelemään muiden tietoja, molemmat ovat pakollisia.
Hallintaoikeudet osassa määritetään nämä oikeudet, eli minkä käyttäjäryhmän/ryhmien tietoihin henkilöllä on pääsy ja mitä hän saa tehdä.
Omien tietojen oikeuksien määrittelyyn riittää pelkkien käyttöoikeuksien määrittely.
Tarkemmat ohjeet hallintaoikeuksien määrittelyyn löytyvät täältä: Käyttöoikeuksien hallinta
Käyttäjäryhmät
Minkä ryhmien tietoihin henkilöllä on pääsy.
Tunnistautumisoikeudet
Mille tunnistusryhmille henkilö voi antaa tunnistautumisoikeuksia.
Vuorosuunnitteluryhmät
Vuorosuunnitteluryhmällä määritellään, mitkä vuorot näkyvät suunnittelijan näkymässä. Tässä valitaan, mitkä ryhmät henkilölle näkyvät. Valinta näkyy vain, jos yrityksellänne on työvuorosuunnittelu käytössä.
Käyttöoikeudet
Yksityiskohtaiset valinnat siitä, mitä henkilö saa tehdä. Muista valita myös käyttäjäryhmät, joiden tietoja henkilö saa käsitellä. Käyttäjäryhmiä ei tarvita, jos henkilöllä on oikeudet vain omiin tietoihinsa.
Henkilön poistaminen ja arkistointi
Aktiivista henkilöä ei voi poistaa, vaan hänet pitää ensin arkistoida. Voit arkistoida henkilön painamalla Arkistoi henkilö -linkkiä.
Siirry tämän jälkeen arkistoituihin henkilöihin klikkaamalla henkilölistan yläpuolella olevaa Suodata näkymää -linkkiä ja valitse Arkistoidut.
Voit tämän jälkeen poistaa henkilön painamalla miinus (-) -nappia, joka on nyt näkyvissä.
HUOM! Kun henkilö poistetaan, kaikki hänen tietonsa ja koko tapahtumahistoria poistuvat pysyvästi, eikä niitä voi palauttaa.
Arkistoi henkilö
Arkistoi henkilö painamalla Arkistoi henkilö -linkkiä. Tällöin hänen oikeutensa tunnistautua järjestelmään poistuvat, eikä häntä enää näy missään muualla järjestelmässä kuin Henkilöt-sivun arkistoiduissa henkilöissä.
Arkistoidun henkilön palauttaminen aktiiviseksi
Näet arkistoidut henkilöt klikkaamalla henkilölistan yläpuolella olevaa Suodata näkymää -linkkiä ja valitsemalla Arkistoidut.
Valitse sen jälkeen arkistoitu henkilö ja paina Palauta aktiiviseksi -nappia.