Matkalaskun luominen tai muokkaaminen

Matkalaskulla ilmoitat työmatkastasi aiheutuneet kulut: päivärahat, ateriakorvaukset, kilometrikorvaukset ja muut kulut kuten taksi- ja hotellikuitit. Voit tehdä matkalaskun itse leimausnäkymästä, tai esihenkilösi voi tehdä sen puolestasi. Matkalaskuja voi tehdä vain menneisyyteen, eli ohjelma ei hyväksy tulevaisuudessa olevia päivämääriä.

Uuden matkalaskun luominen

Voit aloittaa uuden matkalaskun luomisen

leimausnäkymässä painamalla Lisää matkalasku -nappia tai
Matkalaskuni-näkymässä joko painamalla Lisää matkalasku -nappia tai painamalla oikean yläkulman plus-nappia.

Lisää matkalasku ja Näytä matkalaskuni -napit näkyvät leimausnäkymässä vain, mikäli sinulle on annettu tarvittavat oikeudet. Oikeudet määritetään Henkilöt-sivulla kohdassa Käyttöoikeudet:

Omien matkalaskujen lisäys: voit lisätä ja muokata omia matkalaskujasi.
Omien matkalaskujen hyväksyntä: voit lisäksi hyväksyä omat matkalaskusi.
Muiden matkalaskujen muokkaus/hyväksyntä: voit muokata ja hyväksyä matkalaskuja niiltä henkilöltä, joiden tietoihin sinulla on oikeudet.

Jos sinulla ei ole mitään näistä oikeuksista, Lisää matkalasku- ja Näytä matkalaskuni -nappeja ei näy leimausnäkymässä.

Matkalaskun tiedot lisätään osissa:

Perustiedot
Päivärahat
Ateriakorvaukset
Kilometrikorvaukset
Muut kulut

Perustietojen täyttäminen

Laskun päiväys: päivä, jolloin lasku on ensimmäisen kerran luotu. Voit tarvittaessa muokata sitä tuplaklikkaamalla päiväystä.
Alkupvm*: matkan alkamispäivä.
Alku klo*: matkan alkamiskellonaika.
Loppupvm*: matkan päättymispäivä.
Loppu klo*: matkan päättymiskellonaika.
Reitti*: matkan reitti vapaana tekstinä.
Matkan syy*: matkan syy vapaana tekstinä.
Lisätieto: matkaan liittyvä vapaamuotoinen lisätieto.
Kohdiste: matkalaskun kohdiste, kuten kustannuspaikka.
Ulkomaanmatka: valitse, onko kyseessä ulkomaan- vai kotimaanmatka.

Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia. Kun painat Vahvista, pääset täyttämään seuraavia osioita. Peruuta hylkää tekemäsi muutokset.

Päivärahojen lisääminen

Klikkaa Päivärahat auki Päivärahat-otsikosta. Valitse yläreunan valitsimesta, haluatko lisätä päivärahat käsin vai laskeeko järjestelmä ne automaattisesti.

Päivärahat käsin

Lisää päiväraha plus-napista.

Aukeavassa ikkunassa valitaan:

Maa: valitse Suomi kokopäivä, Suomi osapäivä tai listasta haluamasi maan päiväraha.
Päivämäärä tai päivämääräväli: aika, jolloin matka kyseisessä maassa tapahtui.

Lisää erillisiä jaksoja, jos kävit saman matkan aikana

useissa maissa tai
kaupungeissa, jotka oikeuttavat erisuuruiseen päivärahaan.

Tallenna päivärahat Tallenna-napilla.

Voit lisätä jaksoja myöhemmin plus-napilla.

Päivärahan tarkennukset

Kun päivärahat on lisätty, voit lisätä kuhunkin päivärahaan tarkempia tietoja. Avaa muokkaustila klikkaamalla kynäkuvaketta. Klikkaa haluamasi päivärahan kohdalla kolmea pistettä, joista aukeaa valikko:

Lisää ilmaisia aterioita: lisää päivälle yhden tai kaksi työnantajan tarjoamaa ateriaa, jotka pienentävät kyseisen päivän päivärahaa.
Lisää yömatkaraha: lisää päivälle yömatkarahan.
Muokkaa: muokkaa päivärahan määrää.
Poista: poistaa kyseisen päivärahan.

Päivärahat automaattisesti

Kotimaanmatka:

Järjestelmä laskee päivärahat perustiedoissa ilmoitettujen alku- ja loppuajankohtien mukaisesti. Päiväraha kirjautuu automaattisesti jokaiselle päivälle. Jos haluat lisätä päivärahoja vain osalle päivistä, valitse vaihtoehto Käsin.

Ulkomaanmatka:

Järjestelmä laskee päivärahat sen mukaan, milloin olet siirtynyt maasta toiseen. Kellonajat ovat paikallista aikaa. Perustiedoissa täyttämäsi matkan alkamis- ja päättymistiedot esitäytetään automaattisesti.

Täytä lisäksi seuraavat tiedot:

Lähtö maasta, josta matka alkoi: lisää plus-napista päivämäärä ja kellonaika, jos ajankohta poikkeaa perustietoihin syöttämästäsi matkan alkamisajankohdasta.
Lisää kohdemaa tai välietappi: lisää matkan kohteet. Lisää yksi kohde, jos kävit vain yhdessä maassa tai yksi tai useampi välietappi, jos matkaan sisältyi useita maita, aikavyöhykkeitä tai kaupunkeja, jotka oikeuttavat erisuuruiseen päivärahaan.
- Kohdemaa tai välietappi: valitse kohdemaa tai välietappi.
- Saapuminen maahan (paikallista aikaa): syötä saapumispäivä ja -kellonaika.
- Lähtö maasta (paikallista aikaa): syötä lähtöpäivä ja -kellonaika.
Saapumisaika maahan, johon matka päättyi: lisää plus-napista, jos ajankohta poikkeaa perustietoihin syöttämästäsi matkan päättymisajasta.

Kun kaikki tiedot on annettu, paina Laske ja lisää päiväraha. Järjestelmä laskee päivärahat antamiesi tietojen perusteella.

Ateriakorvausten lisääminen

Ateriakorvaukset-otsikko tulee näkyviin vain, jos päivärahatiedot syötetään käsin. Jos otsikkoa ei näy, varmista, että

Päivärahat-otsikon alla on valittuna Käsin ja
Jokaiselle matkapäiville ei ole lisätty päivärahaa.

Yksittäiseltä päivältä ei voi saada sekä päivärahaa että ateriakorvausta. Voit siis lisätä ateriakorvauksen vain päivälle, jolle ei ole lisätty päivärahaa. Poista tarvittaessa päivärahoja osiosta Päivärahat.

Avaa Ateriakorvaukset klikkaamalla Ateriakorvaukset-otsikkoa. Lisää ateriakorvaus Lisää ateriakorvaus -napista ja täytä:

Pvm: ateriakorvauksen päivämäärä.
Lkm aterioita: valitse 1 tai 2. Summa muuttuu valinnan mukaan.

Kilometrikorvausten lisääminen

Avaa Kilometrikorvaukset klikkaamalla Kilometrikorvaukset-otsikkoa. Paina Lisää kilometrikorvaus -nappia.

Täytettävät tiedot:

Ajoneuvon tyyppi: valitse ajoneuvo. Oletus on Auto. Muut vaihtoehdot ovat Moottorikelkka, Moottoripyörä, Moottorivene, enintään 50 hv, Moottorivene, yli 50 hv, Mopo, Mönkijä ja Muu kulkuneuvo.
Käyttöetuauto: valitse, jos käytössäsi on ollut käyttöetuauto.
Kuvaus: kuvaus ajetusta matkasta.
Kilometrit: ajetut kilometrit.
€/km: oletuksena verottajan maksimikorvaus. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.

Järjestelmä laskee Yhteensä-kenttään korvauksen määrän automaattisesti. Tallenna korvaus Vahvista-napilla. Voit lisätä samalle matkalaskulle useita kilometrikorvauksia.

Lisäkorvausten lisääminen

Lisää lisäkorvaus -napista voit lisätä kilometrikorvaukselle verottajan sallimia lisäkorvauksia:

Tyyppi: valitse Lisämatkustajia, Asuntovaunu, Koira autossa, Metsätie, Perävaunu, Raskas tavara tai Raskas vetokuorma.
Kilometrit: kilometrit, joilta lisäkorvaus maksetaan.
Henkilöt: henkilöiden lukumäärä.
€/hlö/km: korvaus henkilöä ja kilometriä kohden. Kenttä näkyy vain, kun tyyppi on Lisämatkustajia.
Matkustajien nimet: lisämatkustajien nimet. Kenttä näkyy vain, kun tyyppi on Lisämatkustajia.

Muiden kulujen lisääminen

Muissa kuluissa ilmoitat matkaan liittyvät kustannukset, kuten taksi- ja hotellikuitit. Kulut jaetaan kahteen ryhmään omilla napeillaan:

Lisää kotimaan kulu: kotimaassa syntyneet kulut.
Lisää ulkomaan kulu: ulkomailla syntyneet kulut.

Täytettävät tiedot:

Kuvaus: kuvaus kulusta.
Kuitit: liitä kuitti Liitä tiedostoja -napista tietokoneelta tai puhelimesta, tai ota kuva kuitista Avaa kamera -napilla. Kameralla luetusta kuitista järjestelmä lukee automaattisesti tietoja, kuten kulutyypin, hinnan sekä mahdollisesti valuutan ja arvonlisäveroprosentin.
Kulutyyppi: valitse kulun tyyppi listalta. Kulutyypit ovat ennalta määritettyjä, eikä niitä voi lisätä itse.
Määrä: kuittien kappalemäärä.
Hinta: kulun hinta.
ALV: arvonlisäveroprosentti.

Ulkomaan kuluissa on lisäksi kaksi kenttää:

Valuutta: kulun valuutta.
Kurssi: valuuttakurssi.

Jos olet lukenut kuitin kameralla, valuutta ja kurssi voivat olla valmiiksi täytettyjä. Voit muokata molempia halutessasi. Tallenna kulun tiedot Vahvista-napilla.

Matkalaskun tallentaminen

Kun haluat tallentaa matkalaskun, valitse näkymän alareunasta joku seuraavista:

Tallenna ja merkitse valmiiksi: tallentaa matkalaskun ja merkitsee sen tilaksi valmis, jolloin hyväksyjä näkee laskun valmiina hyväksyttäväksi.
Tallenna luonnoksena: tallentaa tiedot ja merkitsee tilaksi luonnos, jolloin voit palata myöhemmin täydentämään tai muokkaamaan matkalaskua. Luonnos ei näy kenellekään muille.
Peruuta: hylkää kaikki tekemäsi muutokset.

Matkalaskuni-näkymä

Leimausnäkymän Näytä matkalaskuni -napilla pääset Matkalaskuni-näkymään, jossa näet sekä tekemäsi matkalaskut että sinulle tehdyt matkalaskut.

Laskut on ryhmitelty tilan mukaan:

Luonnokset: matkalasku on kesken ja sitä voi vielä muokata. Hyväksyjä ei näe matkalaskua hallintanäkymässä. Matkalaskua ei siis tarvitse tehdä kerralla valmiiksi.
Valmiit: matkalasku on sisällöllisesti valmis ja ja näkyy hallintanäkymässä odottamassa hyväksyjän käsittelyä.
Hyväksytyt: matkalasku on hyväksytty.
Sulje-napilla palaat leimausnäkymään.

Klikkaamalla matkalaskua saat esiin sen käsittelynapit:

Muokkaa: avaa matkalaskun muokattavaksi.
Poista: poistaa matkalaskun.