Työaikakirjausten virheiden korjaaminen

Jotta työaika saadaan laskettua oikein, kirjatut työaikatapahtumat pitää tarkistaa ja mahdolliset virheet korjata. Voit tarkastella leimauksia Työajanseuranta-näkymässä.

Järjestelmä näyttää epäloogiset leimausvirheet punaisella taustavärillä. Virheitä voi olla kolmenlaisia.

1. Puuttuva tai virheellinen tapahtuma

   Työajanseuranta perustuu peräkkäisiin tulo-lähtöpareihin. Jos jompikumpi puuttuu, järjestelmä ei pysty laskemaan työaikaa oikein. Virhe näkyy työaikaseurantaikkunassa henkilön, vuoron ja tapahtuman kohdalla punaisena taustavärinä.

2. Tapahtumalle ei löydy automaattisen laskennan määrityksiä

   Laskentasäännöt määrittyvät yleensä tulotapahtuman ajan mukaan. Jos tapahtuma-ajalle ei ole määritetty laskentasääntöjä, järjestelmä ei pysty laskemaan työaikaa. Virhe näkyy päiväerittelynäkymässä työvuoron kohdalla kysymysmerkkinä.

3. Päivällä ei ole yhtään tapahtumaa

   Jos työpäivällä ei ole mitään tapahtumaa, sitä ei näytetä virheenä, vaan kyseinen päivä näkyy Muu-sarakkeessa yhtenä poissaolopäivänä.

Puuttuva tai virheellinen tapahtuma

Avaa korjausta varten työajanseurannan tapahtumaerittely.

Saat avattua sen kaksoisklikkaamalla haun jälkeen avautuvasta yhteenvetonäkymästä punaisella taustalla olevaa henkilöä ja sen jälkeen kaksoisklikkaamalla vuoronäkymästä punaisella merkittyä vuoroa.

Tapahtumanäkymässä virhekohta on merkitty punaisella taustavärillä.

Puuttuva tapahtuma

Jos virheen syynä on puuttuva tulo- tai lähtötapahtuma, se pitää lisätä.

• Lisää puuttuva tapahtuma valitulle päivälle joko painamalla tapahtumaerittelyikkunan oikeassa alalaidassa olevaa +-nappia tai klikkaamalla vuoron kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Lisää tapahtuma. Valitse haluttu tapahtumatyyppi ja syötä tapahtuma-aika.
• Voit myös lisätä Lisätieto-kenttään raportilla näytettävän selitteen.

Ylimääräinen tapahtuma

Jos samoja tapahtumia on useampi peräkkäin, ylimääräiset tapahtumat pitää poistaa.

• Valitse tapahtuma klikkaamalla sitä kerran.
• Poista tapahtuma pysyvästi joko painamalla näppäimistön Delete-nappia, klikkaamalla oikean alakulman miinus-nappia tai klikkaamalla tapahtumaerittelyikkunassa tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista tapahtuma.
• Piilota tapahtuma työaikaseurannasta klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista tapahtuma työaikalaskennasta. Tällöin tapahtuma näkyy edelleen Tapahtumat-osiossa, mutta ei enää Työajanseuranta-osiossa.

Virheellinen tapahtuma

Tilanne, jossa tallennettu tapahtumatyyppi on väärä. Esimerkiksi tulo, kun sen pitäisi olla lähtö tai lähtö, kun sen pitäisi olla lähtö/loma.

• Avaa tapahtuma muokattavaksi kaksoisklikkaamalla sitä tai klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Muokkaa tapahtumaa.
• Vaihda tapahtumatyyppi haluamaksesi.

Hakuaikaväli ei sisällä lähtötapahtumaa

Työaikaa ei pystytä laskemaan, jos lähtötapahtuma ei näy haussa.

• Usein syy on se, että hakuvälin viimeisen päivän työvuoro jatkuu puolen yön yli hakuajan ulkopuolelle. Hakuaikavälille voi asettaa päivän lisäksi myös alkamis- ja loppumiskellonajan. Määritä hakuikkunassa haun Alkaen ja Asti-kenttiin sopiva kellonaika, johon myös puolen yön jälkeen tullut lähtökirjaus mahtuu tai jää pois.
• Toinen yleinen syy on se, että haku on tehty kuluvalle päivälle ja työpäivä on vielä kesken. Tästä syystä työaikaraportteja ei yleensä kannata hakea kuluvalle päivälle.

Tulotapahtumalle ei löydy vuoroa

Jokaiselle vuorolle on määritetty sallittu leimausaika ensimmäiselle tulotapahtumalle. Jos tulotapahtuma ei osu yhteenkään sallittuun leimausaikaikkunaan, vuoron nimen tilalla näkyy kysymysmerkki. Tyypillisesti syynä on se, että töihintuloaika on poikkeava

• Jos kyseessä on poikkeava tuloaika vuoroon, oikean vuoron voi valita käsin klikkaamalla vuoroa hiiren kakkosnapilla ja valitsemalla Vaihda työvuoro.
• Jos kyseessä on uusi vuoro, jolta puuttuu määrittelyt, ota yhteyttä Deltabitiin määritysten lisäämiseksi.

Päivällä ei ole yhtään tapahtumaa

Jos päivän pitäisi olla työpäivä, mutta sillä ei ole tapahtumia, se näytetään oikeanpuolimmaisessa Muu-sarakkeessa yhtenä kappaleena poissaolopäiviä ja työvuoron kohdalla lukee Poissaolo.

Lisää koko päivän poissaolotapahtuma

• Päivälle voi lisätä poissaolotapahtuman joko painamalla ikkunan oikeassa alalaidassa olevaa +-merkkiä tai klikkaamalla alimmassa ikkunassa hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Lisää tapahtuma.
• Valitse avautuvasta valikosta haluttu poissaolon Tapahtumatyyppi, kuten Loma tai Sairaus.
• Poissaolotapahtuman voi merkitä myös usealle päivälle samalla kerralla.

Aktivoi automaattinen poissaolokirjaus lähtötapahtuman avulla

Vaihtoehtona voit aktivoida automaattisen poissaolokirjauksen muuttamalla poissaolopäivää edeltävän päivän lähtötapahtuman halutuksi, kuten Lähtö/loma tai Lähtö/sairaus. Tällöin järjestelmä merkitsee seuraavaan tulotapahtumaan asti normaalit työpäivät kyseiseksi poissaoloksi.

• Avaa tapahtuma muokattavaksi kaksoisklikkaamalla sitä tai klikkaamalla tapahtuman kohdalla hiiren kakkosnappia ja valitsemalla avautuvasta valikosta Muokkaa tapahtumaa.
• Vaihda tapahtumatyyppi haluamaksesi.

Poissaolo ilman syytä

• Jos kyseessä on poissaolo, jolle ei ole sopivaa poissaolotyyppiä, voit jättää päivän halutessasi myös ilman tapahtumia.
• Voit myös tarvittaessa olla yhteydessä Deltabitiin sopivan määrittelyn tekemiseksi.