Järjestelmäasetukset

Järjestelmäasetuksissa määritetään koko organisaatiota koskevat yleiset toiminta- ja turvallisuusasetukset. Tässä näkymässä hallinnoidaan muun muassa hyväksyntäkäytäntöjä, kirjaussivun ulkoasua, käyttäjäoikeuksien oletusarvoja, saldojen laskentaperiaatteita sekä kertakirjautumista (SSO).

Näkymään siirtyminen

Avaa päävalikko klikkaamalla käyttäjänimeäsi oikeassa yläkulmassa. Valitse Asetukset. Asetukset-näkymässä klikkaa vasemman reunan valikosta Järjestelmäasetukset.

Järjestelmäasetukset näkyvät Asetukset-valikossa vain, jos sinulle on annettu oikeus niihin Henkilöt-sivun käyttöoikeuksissa.

Yleisasetukset

• Työaikatietojen kaksitasoinen hyväksyntä: Voit valita tehtyjen tuntien osalta, hyväksytäänkö ne suoraan vai pitääkö ne ensin tarkistaa. Kun valinta on aktiivinen, tunnit pitää tarkistaa ennen hyväksyntää. Valinta vaikuttaa yrityksen kaikkiin henkilöihin ja ryhmiin.
• Hyväksyttyjen tapahtumien muokkaus sallittu: Voit estää hyväksyttyjen työaikatapahtumien muokkauksen poistamalla valinnan.
• Siirrettyjen tapahtumien muokkaus sallittu: Voit estää siirretyiksi merkittyjen työaikatapahtumien muokkauksen poistamalla valinnan.
• Etäkirjauksen kirjaus avautuu suoraan muokkausikkunaan: Kun valinta on päällä, etäkirjauksen kirjausnapin painaminen avaa tapahtuman muokkausikkunan. Tapahtumaa ei siis tallenneta suoraan. Tämä sopii esimerkiksi tilanteeseen, jossa tapahtumat lisätään aina jälkikäteen, jolloin tapahtuman aikaa pitää muokata.
• Etäkirjauksen paikkatieto tallennetaan: Kun valinta on päällä, etäkirjauksen kirjausnappia painettaessa tallennetaan puhelimen tai tietokoneen tarjoama paikkatieto. Paikkatiedon tarkkuus riippuu laitteen tallennushetkellä tarjoaman paikkatiedon tarkkuudesta. Tallentaminen vaatii, että  käyttäjä sallii paikkatiedon tallentamisen internet-selaimessaan.
• Palaa työ/projektikirjauksen jälkeen aloitussivulle: Jos työ- tai projektikirjauksessa on useita tasoja, valinnalla voit valita, palataanko kirjauksen jälkeen aloitussivulle vai jääkö kirjausnäkymä sivulle, jossa viimeinen valinta tehtiin.
• Näytä alasvetovalikoiden kirjausvaihtoehdot aakkosjärjestyksessä: Jos työ- tai projektikirjauksessa kirjaus tehdään alasvetovalikkoa käyttäen, voit valita, näytetäänkö kirjausvaihtoehdot aakkosjärjestyksessä vai kirjausnappien asetuksissa määritetyssä järjestyksessä (oletus). Asetus koskee vain alasvetovalikkoja. Napit näytetään aina asetuksissa määritetyssä järjestyksessä.
• Tyhjät poissaolopäivät vaikuttavat liukumasaldoon: Poissaolopäivät, joilla ei ole kirjaustapahtumia voivat vähentää liukumasaldoa määritysten mukaisesti.
• Kirjaussivun logo: Voit määrittää etäkirjauksen kirjaussivulla näytettävän kuvakkeen tässä. Suositeltavat tiedostomuodot ovat png ja jpeg, mutta voit käyttää muitakin kuvamuotoja. Kuvakkeelle varattu koko on 200 pikseliä (leveys) ja 36 pikseliä (korkeus). Tätä pienemmät tai suuremmat skaalataan automaattisestä oletuskokoon. Vältä suurten kuvien käyttöä, koska se hidastaa sivun latautumista.

Henkilö- ja turvallisuusasetukset

• Tunnistuskoodi piilotetaan henkilöhallinnassa: Henkilölle voi määrittää Henkilöt-sivulla tunnistautumiskoodin. Valinnalla määritetään, näytetäänkö vai piilotetaanko koodi henkilöt-sivulla.
• Vaadi kaksivaiheinen tunnistautuminen kaikilta käyttäjiltä: Pakottaa kaikki käyttäjät käyttämään kaksivaiheista tunnistautumista kirjautuessaan sisään.
• Henkilönumerot alkaen: Määrittää, mistä numerosta uusien henkilöiden automaattinen numerointi alkaa.
• Tunnistuskoodin pituus: Työaikapäätteillä tai ovella tunnistautumiseen käytettävän koodin pituus.
• Salasanan vähimmäispituus: Järjestelmään kirjautumiseen käytettävän salasanan vähimmäispituus. Suosittelemme pituudeksi vähintään 13 merkkiä.
• Henkilön sormenjälkien enimmäismäärä: Tunnistautumista varten tallennettavien sormenjälkien enimmäismäärä henkilöä kohti. Suurin sallittu määrä on 9.
• Sormenjälkien tunnistustarkkuus: Sormenjälki on jokaisella tunnistuskerralla hieman erilainen, koska iho on joustava. Asetuksella määritetään, kuinka lähellä tunnistettavan sormenjäljen tulee olla tallennettua sormenjälkeä. Jos tarkkuus on pieni, sormenjäljet tunnistetaan helpommin, mutta henkilö saatetaan harvinaisissa tapauksissa tunnistaa väärin. Jos tarkkuus on suuri, virhetunnistuksia ei tule, mutta sormenjälki hylätään helpommin tunnistauduttaessa.

Uuden henkilön oletusoikeudet

Tässä osiossa määritetään, mitkä oikeudet uusille henkilöille myönnetään automaattisesti heidän luomisensa yhteydessä. Oikeudet voidaan myöhemmin muuttaa henkilökohtaisesti henkilöhallinnassa.

• Omien työaikatapahtumien katselu: Käyttäjä näkee omat työaika- ja työvaihekirjauksensa.
• Omien työaikatapahtumien muokkaus: Käyttäjä voi muokata omia työaika- ja työvaihekirjauksiaan.
• Omien työaikaraporttien katselu: Käyttäjä näkee omat työaikaraporttinsa.
• Omien poissaolopyyntöjen lisäys: Käyttäjä voi tehdä poissaolopyyntöjä.
• Omien poissaolopyyntöjen hyväksyntä: Käyttäjä voi hyväksyä omat poissaolopyyntönsä.
• Työvuorosuunnitelman katselu: Käyttäjä näkee oman työvuorosuunnitelmansa.
• Omien kulkutapahtumien katselu: Käyttäjä näkee omat kulkutapahtumansa.

Näytettävien saldojen ja poikkeavien poissaolopäivien perusasetukset

Tässä taulukossa määritetään, miten saldot ja poissaolopäivät näytetään kullekin työaikalajille. Kutakin aktivoitua työaikalajia kohden voidaan asettaa näytettävä ajanjakso ja saldolaskennan päättymishetki.

• Aktivoidut työaikalajit: Mahdollistaa seuraavat asetukset:
  • Työaikalajit, joiden saldoa on mahdollista seurata. Kun työaikalaji on aktivoitu, saldoseuranta voidaan määrittää työaikaryhmäkohtaisesti Deltabitin toimesta.
  • Työaikalajit, joilla voi olla poikkeavia viikonpäiviä poissaolojen käsittelyssä. Esimerkiksi normaalisti poissaolopäiviksi lasketaan maanantai-perjantai, mutta lomalle maanantai-lauantai. Kun työaikalaji on aktivoitu, poikkeavat poissaolopäivät voidaan määrittää työaikaryhmäkohtaisesti Deltabitin toimesta.
  • Työaikalajeja voi lisätä aktivoiduksi plus-napista ja poistaa miinus-napista.
  • Lisäksi aktivoiduissa työaikalajeissa on yhtenä vaihtoehtona aina työaika. Sitä voi käyttää työajan näyttämiseen kirjauksen yhteydessä. Siltä ei seurata koskaan saldoa.
• Näytettävä ajanjakso: Ajanjakso, jolta saldot näytetään leimauksen jälkeen.
  • Ei näytetä: Saldoa ei näytetä. Tätä käytetään tyypillisesti silloin, jos aktivoidulle palkkalajille halutaan määritellä ainoastaan poikkeavat poissaolopäivät ilman saldoseurantaa.
  • Työvuoro: Näytetään työvuoron saldo.
  • Kalenteriviikko: Näytetään kalenteriviikon saldo. Kalenteriviikko alkaa aina maanantaista.
  • Kalenterikuukausi: Näytetään kalenterikuukauden saldo.
  • Saldon alkupäivästä: Lasketaan saldo kyseiselle palkkalajille Henkilöt-sivulla henkilölle määritetystä saldolaskennan alkupäivästä lähtien.
• Saldolaskenta päättyy: hetki, johon asti näytettävä saldo lasketaan.
  • Viimeisimpään tapahtumaan: Näytettävä saldo lasketaan jokaisen tapahtuman jälkeen. Saldo lasketaan lisäämällä tai vähentämällä edellisen työpäivän saldosta leimaushetken kuluvan vuoron saldo. Esimerkiksi aamun ensimmäisen tuloleiman jälkeen kuluvan vuoron saldo on kokonaan miinusta, koska tehtyjä tunteja ei ole. Siksi näytettävässä saldossa edellisen päivän saldosta vähennetään alkaneen vuoron oletuspituus. Päivän viimeisen lähtötapahtuman jälkeen puolestaan kuluneen vuoron saldo on lopullinen, jolloin näytettävä saldo on tarkasti vuoron jälkeinen saldo.
  • Viimeisimpään lähtötapahtumaan: Näytettävä saldo lasketaan viimeisimpään lähtötapahtumaan saakka. Esimerkiksi aamun ensimmäisen tuloleimaa edeltävä viimeisin lähtötapahtuma on edellisen päivän lähtötapahtuma. Siksi näytettävä saldo on edellisen päivän päätösaldo. Päivän viimeisen lähtötapahtuman jälkeen puolestaan näytetään leimaushetken saldo.
  • Edelliseen työvuoroon: Näytettävä saldo on aina edellisen työvuoron päättymisajan saldo, yleensä edellisen työpäivän päättyessä ollut saldo, myös päivän viimeisen lähtökirjauksen jälkeen.

Kertakirjautuminen (SSO)

Kertakirjautumisen avulla käyttäjät voivat kirjautua Gatekeeperiin organisaation tunnuksilla ilman erillistä Gatekeeper-salasanaa. Kertakirjautumisen määritykset tehdään tässä osiossa.

• Kertakirjautumisen tarjoaja (SSO): valitse käytössä oleva kertakirjautumisen palveluntarjoaja, esimerkiksi Microsoft Entra ID tai Google Workspace. Kirjautumisasetukset vaihtuvat palveluntarjoajan mukaan.

• Poista käyttäjätunnus ja salasana -kirjautuminen käytöstä: Kun valinta on päällä, käyttäjät voivat kirjautua sisään ainoastaan kertakirjautumisen kautta, eivät enää käyttäjätunnuksella ja salasanalla.