Työaikaseuranta

Työaikaseuranta-sivulla näet henkilöittäin ja vuoroittain eriteltyinä

työaikakirjaukset
kirjausten perusteella lasketut palkkalajit
saldojen tilanteen ja kehityksen
mahdolliset työaikojen kohdisteet, kuten kustannuspaikat.

Voit myös

korjata, lisätä ja poistaa kirjauksia
tallentaa tai tulostaa halutun aikavälin tiedot raporttina
siirtää tarvittavia tietoja palkanlaskentaan.

Hakuaikavälin voit valita vapaasti. Hakua voit rajata erilaisten ryhmien perusteella ja henkilöittäin. Käyttäjän oikeuksia näkymään voi rajata Henkilöt-sivun hallintaoikeuksissa. Siellä voi myös valita, saako käyttäjä vain katsoa vai myös muokata omia tai muiden työaikatietoja.

Järjestelmä muistaa viimeksi käytetyn hakuaikavälin ja palkkalajien järjestyksen vaikka suljet näkymän tai kirjaudut ulos järjestelmästä.

Haku

Alkaen ja Asti: Hakuaikaväli minuutin tarkkuudella.
Vuoroihin perustuva haku: Jos valinta on päällä, tuloksia ei haeta tapahtumien vaan työvuorojen perusteella. Tällöin Alkaen- ja Asti-kentissä ovat vain päivämäärät. Tuloksiin tulevat kaikki hakupäivien vuoroihin kuuluvat tapahtumat, myös ne, joiden kellonaika on hakuaikavälin ulkopuolella.
Yhden päivän haku: Haku tehdään vain Alkaen-päivämäärän mukaan.
Edellinen päivä, Edellinen viikko, Edelliset 4 viikkoa, Edellinen kuukausi: Pikavalinnat, jotka vaihtavat hakuaikaväliksi napissa olevan aikavälin.
Työaikaryhmä, Käyttäjäryhmä, Osasto, Henkilö: Haun rajausvaihtoehdot.
Hae tapahtumat: Tee haku.
Vasemmalle osoittava Suurennuslasinappi: Piilota hakukenttä.

Hakutulokset

Työaikaraportin näkymät

Työajanseurannan raportilla on kolme tasoa: yhteenveto-, vuoro- ja tapahtumanäkymä.
Haun jälkeen näytetään ensin vain yhteenvetonäkymä.
Vuoronäkymä aukeaa kaksoisklikkaamalla jotakin henkilöä.
Vastaavasti tapahtumanäkymä aukeaa kaksoisklikkaamalla jotakin vuoroa.
Henkilö, tapahtuma tai vuoro valitaan yhdellä klikkauksella. Avatut näkymät päivittyvät vastaamaan valintaa.
Palkkalajisarakkeita voi siirtää haluamaansa järjestykseen vetämällä. Jos järjestystä muutetaan, ilmestyy yhteenvetonäkymän yläreunaan näkyviin nappi Sarakkeet aakkosjärjestykseen.
Yksittäistä tapahtumaa tuplaklikkaamalla tapahtuma aukeaa muokattavaksi, jos sinulla on siihen oikeudet.
Kukin näkymä suljetaan kyseisen näkymän oikeassa yläkulmassa olevasta rastista.
Kaksi vasemmanpuoleisinta saraketta henkilönumeron tai päivämäärän vieressä näyttävät henkilön, vuoron ja tapahtuman hyväksyntä- ja siirtomerkinnät. Toinen sarake vasemmalta näkyy vain, jos Siirtotiedot on valittu näytettäviksi sivun ylälaidan valitsimesta.

Suurennuslasinappi, nuoli oikealle: Näytä hakuehdot.
Tallenna hyväksynnät: Tallenna tehdyt hyväksynnät. Nappi on harmaa, kun muutokset on tallennettu.
Näytä raportti: Avaa tulostus- ja tallennusnäkymän, jossa voit tallentaa raportin Excel-, pdf- tai csv-muodossa. Voit myös tulostaa raportin täältä.
Vie aineisto: Tietojen siirto esim. palkanlaskentajärjestelmään. Nappi näkyy vain, jos sinulla on oikeudet tietojen vientiin ja järjestelmään on tehty siirtomäärittelyt.

Näkymän muokkausnapit

Näkymän muokkausnapit näkyvät ylärivillä, kun hakuehdot ovat piilotettuina. Hakuehdot voi piilottaa suurennuslasikuvakkeesta. Napit, jotka eivät mahdu vierekkäin, tulevat esiin, kun klikkaat tuplanuolta ylärivin oikeassa laidassa. Nämä valinnat eivät vaikuta laskentaan, vaan ainoastaan siihen, miten tiedot näytetään.

Ajat desimaalilukuna: Päällä: Työaikalajit näytetään desimaalimuodossa. Pois päältä: Työaikalajit näytetään muodossa hh.mm.ss, eli tunteina, minuutteina ja sekunteina.
Tarkistamattomat: Tarkistamattomat (keltainen tai valkoinen hyväksyntäkuvake) tapahtumat näytetään.
Tarkistetut: Tarkistetut (sininen hyväksyntäkuvake) tapahtumat näytetään.
Hyväksytyt: Hyväksytyt (vihreä hyväksyntäkuvake) tapahtumat näytetään.
Siirtotiedot: Valinnalla valitaan, näkyykö viennin tila -sarake vai ei.
Kohdisteet: Näyttää kohdisteille kohdistetut työajat omalla rivillään henkilön ja vuoron alla.
Ruokatauot: Päällä: Näytetään ruokatauot. Pois päältä: Ruokataukoja ei näytetä.
Kokonaissaldo: Näyttää kumulatiivisen kokonaissaldon kaikille työaikalajeille, joiden saldoa seurataan kyseisellä työaikaryhmällä ja joiden tyyppi ei ole liukuma. Kokonaissaldo näytetään kyseisen työaikalajin oikealla puolella omassa sarakkeessaan.
Näytä tyhjät sarakkeet: Päällä: Näytetään kaikki järjestelmään määritetyt työaikalajit (eli sarakkeet), vaikka niissä ei olisi tuloksia kyseisellä hakujaksolla. Pois päältä: Näytetään vain ne sarakkeet, joissa on tietoja hakuaikavälillä.
Henkilökohtaiset liukumat: Päällä: Liukumatyyppisiltä (liukuma, työaikapankki jne.) saldoilta näytetään kokonaissaldo, joka osoitetaan sarakeotsikon kuvakkeella, jossa on kolme pylvästä. Pois päältä: Liukumatyyppisiltä saldoilta näytetään muutos vain hakuaikavälillä.

Tapahtumien hyväksyntämerkinnät

Vasemmanpuoleisimmassa sarakkeessa näkyvät hyväksyntä- ja muokkausmerkinnät:

Hyväksytty (vihreä oikeinmerkki): Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron kaikki tapahtumat on hyväksytty. Vain hyväksytyt vuorot siirretään, jos vientiin valitaan "Siirrä vain hyväksytyt".
Tarkistettu (sininen silmä): Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron tapahtumat on tarkistettu.
Muokattu (keltainen kynä): Tapahtumaa tai jotakin henkilön tai vuoron tapahtumaa on muokattu tai se on lisätty käsin.
Orgaaninen (harmaa oikeinmerkki): Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron tapahtumat on luotu kirjausnapilla.
Dynaaminen (viiva): Tapahtuma on aiemman lähtötapahtuman dynaamisesti luoma tapahtuma, eikä sitä voi muokata eikä hyväksyä suoraan. Dynaamisesti luodut tapahtumat hyväksytään hyväksymällä tapahtumat luonut lähtötapahtuma.

Viiva näkyy myös, kun henkilöllä tai vuorolla ei ole yhtään tapahtumaa. Tällöin Työvuoro-sarakkeessa lukee "Poissaolo".

Tapahtumien siirtomerkinnät

Toinen sarake vasemmalta kertoo, onko tiedot jo siirretty. Sarake näkyy vain, jos järjestelmään on tehty tiedonsiirtomäärittelyt.

Siirretty (vihreä kuvake): Tiedot on merkitty siirretyiksi. Tietoja ei siirretä uudestaan, jos viennin yhteydessä valitaan "Siirrä vain siirtämättömät".
Siirtämätön (harmaa kuvake): Tietoja ei ole siirretty.
Dynaaminen (viiva): Henkilöllä tai vuorolla on ainoastaan lähtötapahtumalla dynaamisesti luotuja tapahtumia tai henkilöllä tai vuorolla ei ole yhtään tapahtumaa.

Vuoron muokkaaminen

Valitse vuoro klikkaamalla riviä.

Rivin oikeaan reunaan ilmestyvällä Vaihda-napilla voit:

vaihtaa vuoron haluamaksesi tai
vaihtaa vuoron vaihtoehtokäsittelyä.

Lisää toimintoja saat näkyviin klikkaamalla vuoroa hiiren kakkosnapilla. Avautuvan valikon vaihtoehdot:

Lisää tapahtuma: Lisää tapahtuma.
Vaihda työvuoro: Vaihda vuoro haluamaksesi tai vaihda vuoron vaihtoehtokäsittelyä.
Näytä laskentajaksot: Voit katsoa, miten laskentatuloksiin päädyttiin, eli mitä palkkalajia laskettiin milläkin aikavälillä.
Palauta työvuoro vientiaineistoon: Voit merkitä työvuoron kaikki tapahtumat siirtämättömiksi.

Valintojen lisäksi valikossa näytetään vuoron tarkastaneen, hyväksyneen ja siirtäneen henkilön nimi.

Tapahtuman muokkaaminen, lisääminen tai poistaminen

Voit avata tapahtuman muokattavaksi

klikkaamalla rivin oikean reunan Muokkaa-painiketta tai
kaksoisklikkaamalla tapahtuman riviä.

Näkymän oikeassa alakulmassa olevilla painikkeilla voit:

(+): lisätä tapahtuman
(–): poistaa valitun tapahtuman.

Lisää toimintoja saat näkyviin klikkaamalla tapahtumaa hiiren oikealla painikkeella. Avautuvan valikon vaihtoehdot:

Muokkaa tapahtumaa: Avaa tapahtuma muokattavaksi.
Lisää tapahtuma: Lisää tapahtuma valittuun vuoroon.
Poista tapahtuma: Poista tapahtuma. Huom! Poistettua tapahtumaa ei voi palauttaa.
Palauta tapahtuma vientiaineistoon: Voit merkitä tapahtuman siirtämättömäksi, jos se on siirretty vahingossa. Tällöin se siirretään uudestaan, jos siirrossa valitaan "Siirrä vain siirtämättömät".

Valintojen lisäksi valikossa näytetään tapahtuman tarkastaneen, hyväksyneen ja siirtäneen henkilön nimi.