Työajanseuranta

Työaikaseuranta-näkymässä näet sekä työaikakirjaukset että niiden perusteella lasketut työaikalajit henkilöittäin ja vuoroittain eriteltynä. Myös saldojen tilanne ja kehitys näkyvät raportilla. Työaikaraportille saa näkyviin myös työaikojen kohdisteet.

Lisäksi työaikakirjausten korjaukset, lisäykset, poistamiset ja hyväksynnät tapahtuvat täällä samoin kuin mahdollinen tietojen siirto palkanlaskentajärjestelmään. Raportteja voi tulostaa ja tallentaa.

Hakuaikavälin voi valita vapaasti ja hakua voi rajata erilaisten ryhmien perusteella ja henkilöittäin. Käyttäjän oikeudet näkymään voi rajata Henkilöt-näkymän hallintaoikeuksissa. Siellä voi myös valita, saako käyttäjä vain katsoa vai myös muokata omia tai muiden työaikatietoja.

Järjestelmä muistaa viimeiset hakuehdot, käytetyt näkymän muokkausvalinnat ja työaikalajien järjestyksen vaikka suljet näkymän tai kirjaudut ulos järjestelmästä.

Haku

• Alkaen ja Asti: Hakuaikaväli minuutin tarkkuudella.
• Vuoroihin perustuva haku: Jos valinta on päällä, tuloksia ei haeta tapahtumien vaan työvuorojen perusteella. Tällöin tuloksiin tulee myös ne tapahtumat, jotka kuuluvat hakupäiville mutta joiden tapahtumat ovat hakuaikojen ulkopuolella.
• Yhden päivän haku: Haku tehdään vain alkaen -päivämäärän mukaan.
• Edellinen päivä, Edellinen viikko, Edelliset 4 viikkoa, Edellinen kuukausi: Pikavalinnat, jotka vaihtavat hakuaikaväliksi napissa olevan aikavälin.
• Työaikaryhmä, Käyttäjäryhmä, Osasto, Henkilö: Haun rajausvaihtoehdot.
• Hae tapahtumat: Tee haku.
• Vasemmalle osoittava Suurennuslasinappi: Piilota hakukenttä.

Hakutulokset

Työaikaraportin näkymät

• Työajanseurannan raportilla on kolme tasoa: yhteenveto-, vuoro- ja tapahtumanäkymä.
• Haun jälkeen näytetään ensin vain yhteenvetonäkymä.
• Vuoronäkymä aukeaa kaksoisklikkaamalla jotakin henkilöä.
• Vastaavasti tapahtumanäkymä aukeaa kaksoisklikkaamalla jotakin vuoroa.
• Henkilö, tapahtuma tai vuoro valitaan yhdellä klikkauksella. Avatut näkymät päivittyvät vastaamaan valintaa.
• Työaikalajisarakkeita voi siirtää haluamaansa järjestykseen vetämällä. Jos järjestystä muutetaan, ilmestyy yhteenvetonäkymän yläreunaan näkyviin valinta "Sarakkeet aakkosjärjestykseen".
• Yksittäistä tapahtumaa tuplaklikkaamalla tapahtuma aukeaa muokattavaksi, jos sinulla on siihen oikeudet.
• Näkymä suljetaan kyseisen näkymän oikeassa yläkulmassa olevasta rastista.
• Kaksi ensimmäistä saraketta henkilönumeron tai päivämäärän vieressä näyttää henkilön, vuoron ja tapahtuman hyväksynnän ja viennin tilan.

• Suurennuslasinappi, nuoli oikealle: Näytä hakuehdot.
• Tallenna hyväksynnät: Tallenna tehdyt hyväksynnät. Nappi on harmaaa, kun muutokset on tallennettu.
• Näytä raportti: Avaa tulostus- ja tallennusnäkymän, jossa voit tallentaa raportin excel-, pdf- tai csv-muodossa. Voit myös tulostaa raportin täältä.
• Vie aineisto: Tietojen siirto esim. palkanlaskentajärjestelmään. Nappi näkyy vain, jos sinulla on oikeudet tietojen vientiin ja järjestelmään on määritelty vientiaineisto.

Näkymän muokkausnapit

Näkymän muokkausnapit näkyvät ylärivillä, kun haku on piilotettuna. Napit jotka eivät mahdu vierekkäin tulevat esiin, kun klikkaat tuplanuolta ylärivin oikeassa laidassa. Näiden valinnat eivät vaikuta laskentaan, vaan ainoastaan siihen, miten tiedot näytetään.

• Ajat desimaalilukuna: Päällä: Työaikalajit näytetään desimaalimuodossa. Pois päältä: Työaikalajit näytetään muodossa hh.mm.ss, eli tunteina, minuutteina ja sekunteina.
• Tarkistamattomat: Tarkistamattomat (keltainen tai valkoinen ikoni) tapahtumat näytetään.
• Tarkistetut: Tarkistetut (sininen ikoni) tapahtumat näytetään.
• Hyväksytyt: Hyväksytyt (vihreä ikoni) tapahtumat näytetään.
• Siirtotiedot: Valinnalla valitaan, näkyykö sarake vai ei.
• Kohdisteet: Näyttää kohdisteille kohdistetut työajat omalla rivillään henkilön ja vuoron alla.
• Ruokatauot: Päällä: Näytetään ruokatauot. Pois päältä: Ruokataukoja ei näytetä.
• Kokonaissaldo: Näyttää kumulatiivisen kokonaissaldon kaikille työaikalajeille, joiden saldoa seurataan kyseisellä työaikaryhmällä. Kokonaissaldo näytetään kyseisen työaikalajin oikealla puolella omassa sarakkeessaan.
• Näytä tyhjät sarakkeet: Päällä: Näytetään kaikki järjestelmään määritetyt työaikalajit (eli sarakkeet), vaikka niissä ei olisi tuloksia kyseisellä hakujaksolla. Pois päältä: Näytetään vain ne sarakkeet, joissa on tietoja hakuaikavälillä.
• Henkilökohtaiset liukumat: Päällä: Seurattavilta saldoilta näytetään kokonaissaldo, mikä osoitetaan ikonilla, jossa on kolme pylvästä. Pois päältä: Seurattavilta saldoilta näytetään muutos vain hakuaikavälillä.

Tapahtumien hyväksyntä- ja siirtomerkintä

Sarakkeet

Vasemmanpuoleisin sarake näyttää hyväksyntä- ja muokkaustiedot. Tapahtuman tila voi olla joko hyväksytty (vihreä oikeinmerkki), tarkistettu (sininen silmä), muokattu (keltainen kynä) tai orgaaninen (harmaa oikeinmerkki). Dynaamisesti luotuja tapahtuja (viiva valkoisella pohjalla) ei voi muokata tai hyväksyä erikseen.  

• Vihreä: Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron tapahtumat on hyväksytty. Vain hyväksytyt vuorot siirretään, jos vientiin valitaan "Siirrä vain hyväksytyt".
• Sininen: Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron tapahtumat on tarkastettu.
• Keltainen: Tapahtumaa tai jotakin henkilön tai vuoron tapahtumaa on muokattu tai se on lisätty käsin.
• Harmaa: Tapahtuma tai kaikki henkilön tai vuoron tapahtumat on luotu leimausnapilla.
• Valkoinen viiva: Tapahtuma on luotu dynaamisesti tapahtumasta tai automaattisesti, eikä sitä voi muokata eikä hyväksyä suoraan.

Toinen sarake vasemmalta näyttää, onko tiedot jo siirretty. Sarake näkyy vain, jos järjestelmään on tehty tiedonsiirtomäärittelyt.

• Harmaa: Tietoja ei ole siirretty.
• Vihreä: Tiedot on jo merkitty siirretyiksi. Näitä ei siirretä uudestaan, jos vientiin valitaan "Siirrä vain siirtämättömät".

Vuoron ja tapahtuman muokkaus

Vuoron muokkaus

Valitse vuoro klikkaamalla. Vaihda vuoro -napilla voit vaihtaa vuoron haluamaksesi tai vaihtaa vuoron vaihtoehtokäsittelyä.

Klikkaa vuoroa hiiren kakkosnapilla. Avautuvan valikon vaihtoehdot:

• Lisää tapahtuma: Lisää tapahtuma.
• Vaihda työvuoro: Voit vaihtaa vuoron haluamaksesi tai vaihtaa vuoron vaihtoehtokäsittelyä.
• Näytä laskentajaksot: Näyttää kuinka laskentatuloksiin päädyttiin, eli mitä työaikalajia laskettiin milläkin aikavälillä.
• Palauta työvuoro vientiaineistoon: Voit merkitä työvuoron kaikki tapahtumat siirtämättömiksi.

Valintojen lisäksi valikossa näytetään vuoron tarkastaneen, hyväksyneen ja siirtäneen henkilön nimi.

Tapahtuman muokkaus

Valitse tapahtuma klikkaamalla sitä. Muokkaa-napilla voit avata valitun tapahtuman muokattavaksi.

• (+) -nappi: Lisää tapahtuma.
• (–) -nappi: Poista tapahtuma. Poistettua tapahtumaa ei voi palauttaa.

Klikkaamalla tapahtumaa hiiren kakkosnapilla aukeaa valikko, jossa on vaihtoehdot:

• Muokkaa tapahtumaa: Avaa tapahtuma muokattavaksi.
• Lisää tapahtuma: Lisää tapahtuman valittuun vuoroon.
• Poista tapahtuma: Poistaa tapahtuman. Poistettua tapahtumaa ei voi palauttaa.
• Palauta tapahtuma vientiaineistoon: Voit merkitä tapahtuman siirtämättömäksi, jos se on siirretty vahingossa. Tällöin se siirretään uudestaan, jos siirrossa valitaan Siirrä vain siirtämättömät.

Valintojen lisäksi valikossa näytetään tapahtuman tarkastaneen, hyväksyneen ja siirtäneen henkilön nimi.